Ордерный склад в 1С: разделение финансового и складского учета

Организация складского учета — один из ключевых факторов эффективной работы торгово-производственной компании. От того, насколько точно и своевременно в системе отражаются реальные остатки товаров, зависит качество обслуживания клиентов, планирование закупок и репутация бизнеса в целом. В программах 1С (таких как «Управление торговлей», «Комплексная автоматизация» и «ERP») предусмотрено два подхода к ведению складского учета: безордерный и ордерный. В этой статье разберем, что представляет собой ордерная схема, в чем ее преимущества и как она настраивается в 1С.

📋 Что такое ордерный склад

Ордерная схема учета подразумевает разделение операций товародвижения на две самостоятельные составляющие:

• Финансовый учет — движение в системе отражается с помощью финансовых документов «Поступление товаров и услуг» и «Реализация товаров и услуг».
• Складской учет — движение инициируют приходные и расходные ордера, которые оформляют непосредственно работники склада.

При этом финансовые документы никак не влияют на перемещение продукции на складе. Товар появляется на остатках в 1С только после того, как кладовщик фактически принял его и провел приходный ордер.

⚖️ Чем ордерная схема отличается от безордерной

Безордерная (однофазная) схема не предполагает наличия ордеров — движение по регистрам складского учета осуществляется исключительно на основании финансовых документов. То есть документ «Приобретение товаров и услуг» одновременно фиксирует и финансовую операцию, и движение товара по складу.

Это означает, что при проведении накладной происходит оприходование или списание товара без участия кладовщика. Такой подход оправдан, когда склад и офис находятся в одном помещении, товарооборот невелик, а один и тот же сотрудник выполняет функции менеджера и кладовщика.

В ордерной схеме финансовые документы выполняют исключительно свою роль — отражают факт закупки или продажи, не влияя напрямую на складские остатки. Складские движения фиксируются отдельными ордерами: приходными и расходными.

Основное отличие наглядно проявляется в процессе приемки. В безордерной схеме бухгалтерия может оприходовать товар по документам поставщика, в то время как кладовщики еще даже не приступили к проверке и пересчету продукции. В ордерной схеме такой ситуации не возникает — товар отражается на остатках только после фактической проверки и проведения приходного ордера.

🏭 Зачем нужен ордерный склад: пример из практики

Рассмотрим процесс приемки поставки на ордерном складе на конкретном примере.

Компания «А» продает корма для животных. Менеджеры заказали у поставщика партию корма в мешках и оформили в 1С документ «Заказ поставщику». Фура с поставкой приехала на склад, кладовщики начали процесс приемки.

В безордерной схеме поставку можно было бы принять «на глаз» и сразу провести в 1С документ «Приобретение товаров и услуг». Однако на практике приемка большой партии занимает несколько часов или даже дней. Кроме того, в процессе могут обнаружиться брак или порча товара — например, 10 мешков с кормом оказались порванными.

Если не разделять складской и финансовый учет, а сразу провести «Приобретение товаров и услуг», то на остатках отразится неактуальное количество товара (приемка еще не завершена) и, что еще хуже, бракованные мешки. Это влечет за собой возможность резерва бракованного товара под заказы клиентов и, как следствие, недовольство покупателей.

В ордерной схеме на основании заказа поставщику создается приходный ордер. Кладовщики принимают товар по этому ордеру, система позволяет создать несколько ордеров по одному заказу и осуществлять частичную приемку. Товар поступает на остатки только после фактической проверки и проведения приходного ордера. Финансовый документ «Приобретение товаров и услуг» создается уже после полной приемки и заполняется по данным приходных ордеров, а не по документам поставщика. Для работы с расхождениями в типовых конфигурациях 1С предусмотрен механизм формирования акта расхождений.

🌟 Преимущества ордерной схемы

Ордерная схема документооборота дает компаниям ряд существенных преимуществ:

✅ 1. Разделение ответственности между подразделениями. Разделение финансового и складского учета помогает разграничить ответственность коммерческого и складского подразделений. За остатки отвечают кладовщики (материально ответственные лица).

✅ 2. Всегда актуальные остатки в системе. Менеджмент компании всегда видит в системе реальное количество и состояние запасов товаров на складах. Исключается ситуация, когда бухгалтерия уже оприходовала поставку, а на самом деле товара на складе нет или он бракованный.

✅ 3. Сокращение лишних коммуникаций. Если в учете на постоянной основе отражаются неправильные остатки, менеджеры вынуждены постоянно звонить на склад и проверять наличие товара, отвлекая кладовщиков. При ордерной схеме такая необходимость отпадает, так как система всегда отражает реальные остатки.

✅ 4. Возможность разделения приемки между несколькими кладовщиками. Можно выдать несколько задач: один сотрудник принимает одну часть поставки, второй — другую. Процесс ускоряется, при этом каждый несет ответственность за свой участок.

✅ 5. Поэтапная отгрузка с системой статусов. По заказу клиента не просто создается документ, мгновенно списывающий продукцию. Система статусов позволяет сначала подобрать продукцию на местах хранения, затем упаковать, проверить и только после финального статуса — списать остатки со склада и отправить покупателю.

✅ 6. Возможность регистрации расхождений. Есть возможность отражать расхождения по количеству принятого товара от данных в документах поставщика.

✅ 7. Подготовка к внедрению WMS. Внедрение полноценного WMS-функционала на складе в 1С:УТ без ордерной схемы невозможно. WMS (Warehouse Management System) — это система управления складом, комплексное программное обеспечение, предназначенное для автоматизации и управления всеми операциями на складе. Такая система автоматически подбирает места хранения для грузов, формирует задания для работников склада и позволяет выполнять складские операции с минимальным количеством ошибок.

🎯 Когда ордерная схема особенно актуальна

Ордерная схема становится незаменимым инструментом для компаний, которые хотят в любой момент времени получать реальную информацию об остатках на складе. Особенно это актуально, если:

• время выписки реализации и фактической отгрузки товара разнесено (например, документы оформляются в офисе, а отгружаются со склада);
• материально ответственными сотрудниками являются работники склада;
• по одному документу реализации клиент получает товары с разных складов;
• поступает большое количество позиций, и в ордерах удобно отражать расхождения непосредственно в процессе приемки;
• менеджеры и бухгалтерия территориально разделены со складом.

⚙️ Настройка ордерной схемы в 1С

Для начала работы с ордерными складами в 1С:Управление торговлей ред. 11.5 необходимо:

1. Перейти в раздел «НСИ и администрирование» — «Настройка НСИ и разделов» — «Склад и доставка».

2. Раскрыть гиперссылку «Склад» и установить флажок «Ордерные склады».

3. Определить порядок оформления накладных и расходных документов: сначала заказы и накладные, затем ордера или наоборот.

4. Выбрать режим формирования расходных ордеров: автоматически, кладовщиком или менеджером.

После включения настроек необходимо создать ордерный склад:

• Перейти в раздел «НСИ и администрирование» — «НСИ» — «Склады и магазины».
• Создать новый оптовый склад.
• На вкладке «Ордерная схема и структура» отметить галочками операции, при которых будет использоваться ордерная схема: при поступлении и при отгрузке.

Важно понимать: даже если склад помечен как ордерный, это не означает, что ордерная схема автоматически применяется ко всем операциям. На вкладке «Ордерная схема и структура» для каждого конкретного склада можно гибко настроить, для каких именно операций (поступление, отгрузка или обе) будет использоваться ордерный документооборот. Это позволяет, например, использовать ордерную схему только для приемки товаров, а отгрузку оформлять по безордерной схеме — в зависимости от потребностей бизнеса. Если флажок для операции не установлен, то движение товара по этой операции будет отражаться непосредственно финансовым документом, минуя создание ордера.

При использовании ордерной схемы документооборота документы «Приобретение товаров и услуг» и «Реализация товаров и услуг» не создают движений по складам организации. Для этого непосредственно работник склада оформляет при приемке или отгрузке складские документы: «Приходный ордер на товары» или «Расходный ордер на товары».

Приемка товаров на ордерном складе осуществляется в разделе «Склад и доставка» — «Приемка». Необходимо выбрать склад, документ поступления и нажать «Создать ордер». На вкладке «Товары» вносится информация о количестве фактически принятого товара.

Отгрузка товаров производится в разделе «Склад и доставка» — «Отгрузка». Ордер заполняется данными автоматически из документа «Реализация товаров и услуг».

Для контроля операций можно использовать отчет «Ведомость по товарам на складах».

📊 Особенности контрольных отчетов на ордерном складе

При работе с ордерными складами важно понимать разницу между двумя ключевыми отчетами: «Ведомость по товарам на складах» и «Ведомость по товарам организаций». Эти отчеты могут показывать разные данные, и это не ошибка, а следствие разделения складского и финансового учета.

Отчет «Ведомость по товарам на складах» отражает движение товаров исключительно по складским регистрам — то есть показывает реальное физическое наличие товара на складе на основании проведенных приходных и расходных ордеров. Именно этот отчет должны использовать кладовщики и сотрудники склада для контроля фактических остатков. После проведения приходного складского ордера в этом отчете сразу появляются остатки товара.

Отчет «Ведомость по товарам организаций» построен на других регистрах — он показывает движение товаров в разрезе финансового учета (по документам «Поступление товаров и услуг» и «Реализация товаров и услуг»). Этот отчет предназначен для бухгалтерии и менеджеров, он отражает не физическое наличие товара на складе, а те товарные запасы, которые уже оформлены финансовыми документами и числятся за организацией.

Именно поэтому на ордерном складе данные этих двух отчетов могут расходиться. Например, если товар уже принят кладовщиками по приходному ордеру, но финансовый документ «Поступление товаров и услуг» еще не проведен (например, ожидаются документы от поставщика или не урегулированы расхождения по цене), то «Ведомость по товарам на складах» покажет товар в наличии, а «Ведомость по товарам организаций» — нет. И наоборот: если бухгалтерия уже провела финансовое поступление, а кладовщики еще не приняли товар физически (приемка затянулась или товар еще в пути), то «Ведомость по товарам организаций» покажет товар, а «Ведомость по товарам на складах» — нет.

Таким образом, расхождение между этими отчетами — это штатная ситуация для ордерной схемы, которая как раз и отражает разделение финансового и складского учета. Для контроля соответствия данных между складским и финансовым учетом в 1С предусмотрен специальный отчет «Контроль оформления документов товародвижения».

⚠️ Важное замечание

Стоит отметить, что ордерная схема — это не универсальное решение, подходящее всем компаниям без исключения. Для одних организаций она несет сплошные плюсы, для других — излишнее усложнение документооборота и дополнительные трудозатраты. Небольшим компаниям с одним складом и невысоким товарооборотом, как правило, вполне достаточно безордерной схемы. Выбор оптимальной схемы учета зависит от специфики бизнеса, масштабов деятельности и организационной структуры компании.

🏁 Итог

Ордерный склад в 1С — это не просто удобная схема документооборота, а эффективный инструмент оптимизации складских процессов. Он обеспечивает:

• всегда актуальные онлайн-остатки в системе;
• возможность оперативной приемки и отгрузки несколькими кладовщиками;
• четкое разграничение ответственности между складским подразделением и другими сотрудниками компании;
• поступление товара на остатки только после фактической проверки, а не после проведения финансового документа.

Все это позволяет видеть в системе достоверные данные, правильно работать с резервами продукции и управлять ожиданиями клиентов, исключая ошибки, пересортицу и рекламации.